근로기준법 제 61 조의 연차휴가사용촉진제도는 사용자가 법에서 정한 절차에 따라 근로자에게 휴가사용을 적극적으로 권유하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 않은 경우에는 그 미사용 휴가일수에 대하여 금전으로 보상할 의무를 면제시켜주는 것을 말합니다. 연차휴가사용촉진제도는 의무사항이 아니므로 사용자가 반드시 실시해야 하는 것은 아니기 때문에 일부 직원을 대상으로 실시할 수 있으며 연차휴가 전체 또는 일부만 시행해도 무방합니다.
■ 연차휴가 사용촉진 절차
현행 근로기준법 제 61 조(연차유급휴가의 사용촉진)에 따라 연차휴가 사용촉진 절차를 도식화하면 다음과 같습니다.
1. 미사용일수 고지 및 시기지정 요구
사용자는 연차휴가사용기간이 끝나기 6 개월 전을 기준으로 10 일 이내(7 월 1 일부터 10 일까지)에 근로자 개인별로 미사용 휴가일수를 알려주고, 근로자가 사용시기를 지정하여 다시 사용자에게 통보하도록 서면(미사용 연차휴가일수 및 휴가 사용시기 지정요청서 )으로 촉구해야 합니다. 이 경우 근로자가 요청을 받은 근로자가 휴가사용시기를 정하여 사용자에게 휴가신청서가 아닌 휴가사용계획서를 제출하는 경우에도 휴가신청서에 갈음하여 휴가시기를 지정하여 청구한 것으로 볼 수 있습니다.
2. 근로자의 시기지정 및 회사 통보
사용자의 촉구를 받은 근로자는 촉구를 받은 때로부터 10 일 이내에 미사용휴가의 전부 또는 일부의 사용시기를 정하여 사용자에게 통보(근로자의 미사용 연차휴가 사용시기 지정 통보서 )하고 실제로 연차휴가를 사용해야 합니다.
3. 근로자의 사용시기 미통보시 사용자의 시기지정
위 촉구에도 불구하고 근로자가 촉구를 받은 때부터 10 일 이내에 미사용 연차휴가의 사용시기를 지정하여 사용자에게 통보하지 않은 경우, 사용자는 연차휴가사용기간 종료 2 개월 전까지 미사용 휴가의 사용시기를 지정하여 근로자에게 서면(회사의 미사용 연차휴가 사용시기 지정통보서 )으로 통보해야 합니다.
4. 근로자의 연차휴가 사용
근로자가 스스로 사용시기를 정한 경우에는 해당 날짜에 연차휴가를 사용하면 되며, 근로자가 사용시기를 지정하지 않아 사용자가 지정한 경우에는 근로자는 그 지정된 날짜에 연차휴가를 사용하여야 합니다.
■ 사용촉진의 방법
1. 원칙 - 서면을 통한 촉구
근로기준법 제 61 조의 규정에 따라 사용자가 금전보상의무를 면하기 위해서는 법정 요건인 ‘서면에 의한 방식’으로 시기지정 요구와 통보를 하여야 합니다. 만약 구두 등 서면이 아닌 방법으로 촉구 또는 통보한 경우에는 근로기준법에 의한 휴가사용촉진조치가 이루어졌다고 볼 수 없으므로 사용자에게 미사용휴가에 대한 보상의무가 면제되었다고 보기는 힘들 것입니다.
2. 예외 - 전자문서, 이메일을 통한 방식
고용노동부는 ‘서면’이란 원칙적으로 ‘종이로 된 문서’를 의미하며, 예외적으로 전자문서로서 연차휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결제체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우에 한하여 서면 촉구 또는 통보로 인정될 수 있다는 입장입니다.
따라서 사내 이메일을 활용하거나 사내 게시판에 게시하는 것만으로는 적법한 서면 촉구로 인정되기 어렵습니다.
■ 연차휴가 사용촉진의 효과
1. 절차를 준수한 사용촉진의 효과
사용자가 근로자의 연차휴가에 대하여 법정절차를 준수하여 사용촉진을 하였음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않아 소멸된 경우에는 사용자는 미사용휴가에 대하여 금전으로 보상할 의무가 없고, 이 경우 사용자의 귀책사유도 없는 것으로 보게 되므로, 연차휴가 소멸시효가 중단되지 않고 완성되게 됩니다.
2. 절차를 위반한 사용촉진의 효과
사용촉진절차는 사용자에게 금전보상의무를 면제해주는 한편, 근로자에게는 미사용휴가수당을 받지 못하게 되는 결과가 나타나므로 동 절차는 엄격히 지켜져야 합니다. 따라서 연차휴가 사용기간 만료일 6개월 전 시기지정 통보 촉구, 2개월 전까지 사용시기 지정 통보, 서면 통보 등의 절차 등 사용촉진절차는 모두 지켜져야 하며, 사용자는 6 개월 이전에 근로자로부터 연차휴가 사용계획을 제출하게 하여 휴가사용을 적극 권고할 수 있으나, 이는 법 제 61 조에 의한 휴가사용촉진 조치는 아니므로 그에 따른 법적 효과(금전보상의무 면제)는 발생하지 않습니다.
■ 취업규칙 등 개정절차가 필요한지 여부
연차휴가사용촉진제도는 사용자가 노사간의 합의없이 임의로 행할 수 있는 것이므로, 단체협약 등의 특별한 제한 규정이 없다면, 사용자는 위 절차와 방법을 거쳐 적법하게 연차휴가사용촉진 조치를 할 수 있으며, 이 경우 적법한 사용촉진조치의 효과로서 미사용 휴가에 대하여 금전으로 보상할 의무가 없습니다.